Подбор персонала, проведенный в спешке, не дает желаемого результата из-за нечетко поставленной цели, а также отсутствия продуманных требований к соискателям. В этом случае преследуется одна цель – быстро заполнить вакансию. Подобный подход изначально обречен на провал, поскольку имеет три существенных недостатка.

• Отсутствие четкого описания основных должностных обязанностей.

• Отсутствие представления о том, каким требованиям должен соответствовать новый сотрудник.

• Стремление быстрее заполнить вакантное место.

Необходимость в подборе персонала возникает в двух ситуациях:

• кто-то из сотрудников переходит на новую должность или же уходит из компании;

• появляется необходимость в создании нового рабочего места из-за увеличения объема работы.

Когда кто-то уходит, появляется искушение найти точно такого же сотрудника, как предыдущий.

Перед тем как начать поиски человека на вакантное место, убедитесь в том, что:

• принять кого-то на работу действительно необходимо;

• обязанности невозможно распределить между оставшимися сотрудниками;

• невозможно повысить по службе или обучить кого-то из персонала компании.

Удостоверьтесь также в том, что:

• вновь принятый сотрудник будет выполнять те же обязанности, что и предыдущий;

• пересматривать эти обязанности нет необходимости.

Если вы решите, что новый сотрудник все же вам необходим, постарайтесь еще раз уточнить круг его должностных обязанностей. Определите, каких результатов в целом вы ожидаете от претендента на вакантное место по следующим параметрам:

• эффективность работы;

• качество работы;

• дополнительные обязанности.

Соискатели, как правило, не имеют представления о работе, которую им предлагают. Описание функциональных обязанностей – это ключевой элемент в процессе подбора персонала, который помогает претенденту понять, чего от него хотят. Конечно, у каждой должности есть название, которое обязательно указывается в объявлении, но подробное описание функциональных обязанностей способствует формированию более четкого представления о вакансии.

Найдите время, чтобы подробно описать функциональные обязанности. Изложите на бумаге формальное описание прав и обязанностей нового сотрудника. По возможности проконсультируйтесь с коллегами, как эффективнее это сделать, ведь одна голова хорошо, а две – все-таки лучше.

Можно по-разному описать открывшуюся вакансию, но в любом случае необходимо сформулировать:

• должностные обязанности;

• круг полномочий (если они есть);

• уровень ответственности.

Такое описание поможет избежать вероятных недоразумений, так как новый работник будет четко проинформирован о стоящих перед ним задачах. Работодатель должен учитывать все аспекты деятельности, составляя описание вакантного места.

Как только описание функциональных обязанностей окончено, можно приступать к составлению характеристики сотрудника. Подумайте о специфике предлагаемой работы и о том, какой именно человек сможет эффективно ее выполнять. Часто при подборе персонала на это просто не обращают внимания.

Иногда работодатели прилагают огромные усилия, чтобы создать нечто, отдаленно напоминающее описание функциональных обязанностей. Но если попросить их описать личные качества, которыми должен обладать новый сотрудник, то в ответ услышишь лишь несколько скупых слов. Это объясняется уверенностью большинства работодателей в том, что они смогут распознать нужного человека, стоит ему (или ей) переступить порог компании.

Составьте список качеств, умений и способностей, которые вам хотелось бы видеть в претенденте на вакантное место. Во время собеседования это поможет разобраться, насколько человек соответствует указанным характеристикам. Было бы полезно разделить нужные качества на три категории:

• объективные данные;

• способности и достижения;

• индивидуальные черты характера.

С помощью списка качеств, необходимых для эффективного выполнения работы, вам будет легче выбрать претендента на вакантное место. Для этого вы можете составить:

Объективные данные (природные особенности; особые качества; общие сведения). Например:

• ловкость рук – при выполнении сложной (ручной) работы;

• опрятный внешний вид, пунктуальность (точность) – если работа предполагает общение с людьми или управление техникой;

• мобильность – способность отправиться в командировку по первому требованию;

• физическая подготовка – если работа предусматривает физические нагрузки.

Способности и достижения (умственные способности; индивидуальные склонности; достижения в учебе и работе). Например:

• способность к математическому мышлению – если нужно работать с цифрами и датами;

• владение языком – если нужно работать с текстами, готовить доклады, письма и т. д.;

• опыт публичных выступлений – для проведения презентаций;

• критическое мышление и логика – если в процессе работы нужно делать правильные выводы и читать между строк;

• способность к пространственному мышлению – при выполнении инженерно-технических работ.

Индивидуальные черты характера (организаторские качества; интересы; уровень мотивации). Например:

• жизнерадостность – если работа сопровождается большими эмоциональными нагрузками;

• умение легко находить общий язык – если работа выполняется совместно с другими сотрудниками;

• умение убеждать – если нужно убедить других принять ту или иную идею или продать товар;

• новаторский подход к делу – если работа предполагает поиск и развитие новых идей;

• изобретательность – если в процессе работы нужно принимать нестандартные решения.

Также очень важно определить некоторые качества.

• Обязательные качества, которые должны быть присущи человеку, чтобы он (или она) справлялись с должностными обязанностями.

• Желательные качества, которые отличают прекрасного сотрудника от хорошего.

• Нежелательные качества, которые не хотелось бы видеть в будущем сотруднике. Иногда определение этих качеств помогает понять, какие же качества должен иметь человек, претендующий на вакантное место.

Четкое представление о том, каким бы вам хотелось видеть нового сотрудника, поможет избежать ошибок при подборе персонала и удержит от соблазна пуститься на поиски несуществующего суперсотрудника.

При размещении объявления или подаче заявки в кадровое агентство обязательно укажите все требования к претенденту. Это очень важно. В объявлении должны быть указаны функциональные обязанности и особые требования, которые выдвигаются соискателю. Например, претендент должен уметь работать с наличными деньгами, выписывать счета; а также должен быть согласен работать по субботам».

Также можно сообщить об интересующих работодателя личных качествах претендента. Например: использование агрессивных методов продаж, умение работать с людьми, готовность к обучению.

Читая такое объявление, люди самостоятельно смогут определить, соответствуют ли они указанным требованиям. К примеру, на первое предложение о вакансии откликнутся те, кого интересует работа в офисе, но не продажи. На второе – претенденты, больше заинтересованные в общении и продажах, однако недостаточно компетентные в административной работе.

Если не указать в объявлении требования к претендентам, то ответов на это объявление будет много, а компетентных претендентов – мало. Поэтому невозможно найти подходящего претендента, не сообщив требований.

Оканчивая описание должностных обязанностей, нужно указывать контактную информацию. Например:

• «Для получения анкеты обращайтесь к Пэт Джонс до 25 июля»;

• «Отправляйте ваши резюме Крису Робертсу до 1 августа».

Подбор персонала напоминает поиски сокровищ. Работодатель должен точно знать предмет своих поисков. Но еще важнее распознать «клад» сразу, как только он будет найден. При подборе персонала используйте системный подход, но не забывайте о творчестве.

Подумайте, готовы ли вы начать подбор персонала, и дайте ответы на такие вопросы:

^ Есть ли у вас описание должностных обязанностей сотрудников?

^ Охватывает ли оно все аспекты работы или же это просто перечень обязанностей?

^ Есть ли у вас портрет идеального кандидата?

^ Разграничиваете ли вы обязательные качества и желательные?

^ Обсудили ли вы список требований к соискателям со своими коллегами?

^ Указаны ли в объявлении требования к претенденту?

Если на все вопросы вы ответили утвердительно, то у вас все получится.

• составить описание функциональных обязанностей для всех должностей в компании;

• подготовить портрет идеального кандидата, описывающий, какими качествами должен обладать претендент на вакантное место;

• знать, какими основными качествами должен обладать компетентный сотрудник;

• знать, какие качества будущего работника способствовали бы наиболее эффективному выполнению поставленных задач;

• использовать описание должностных обязанностей и портрет идеального кандидата при размещении объявления.