Информация—это сведения о значимых фактах (лицах, действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия решений о проведении административных, организационных мероприятий, а также для подготовки предложений и рекомендаций. В философском понимании информация обеспечивает уменьшение или снятие неопределенности наших представлений об изучаемых явлениях (процессах) в результате получения сообщения (знака).

Информационная работа– деятельность по обеспечению должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них задач.

Средства информационной работы– это совокупность документальных, технических и иных устройств, предназначенных для накопления, обработки, систематизации, хранения и выдачи информации.

Формы информационной работы– особенности документирования, накопления, сбережения, интеграции информационных данных в различных звеньях системы управления в целях рационального и эффективного осуществления управленческой деятельности.

Процесс информационной работы—это последовательная совокупность операций (регистрация, передача, накопление, хранение, обработка, выдача информации), позволяющая быстро найти в полном объеме нужные сведения, затребованные конкретными потребителями.

Качество информации– это степень развитости свойств информации, определяющая ее практическую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характеристик:

достоверность;

относимость;

своевременность;

полнота;

важность.

Отбор информации—это результат просмотра материалов и документов, уточнения, дополнения и формализации информации.

Накопление информации—это результат интеграции, систематизации, уточнения и учета информации в определенных системах.

Хранение информации—это результат централизации, коррекции, обновления и сбережения банков данных.

Обработка информации—это результат преобразования (сортировка, группировка, обогащение, сравнение и т. д.) в формы, удобные для работы.

Выдача информации—это передача информации потребителю в режиме сигнального информирования или в соответствии с программой, указанной в запросе.

Способы отбора и рамки информационного поиска определяются с учетом:

структуры и содержания изучаемой проблемы с выделением конкретных задач, подлежащих анализу;

наличия смежных областей и проблем, в которых может находиться нужная информация;

глубины ретроспективного поиска;

видов документальных источников, необходимых для исследования.

Обработка информации—упорядочение собранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, пригодными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают «говорить».

Отбор и обработка материалов по теме исследования—это подготовительный этап процесса аналитической работы, на котором осуществляется поиск информации, проверка ее качественных характеристик, а также ее обработка с целью создания условий для правильной оценки исследуемых фактов, событий и явлений.

Документирование—это форма информационной работы, применяемая для закрепления результатов, получаемых в процессе управления деятельностью (справки, постановления, планы и т. п.).

Дела– форма информационной работы, предназначенная для систематизации документальных материалов.

Аналитическая работа—составная часть творческой деятельности. Она предназначена для оценки информации и подготовки принятия решений. Составляет основное содержание повседневной работы каждого руководителя и работника.

Аналитическая работа, как процесс познания объективной реальности, осуществляется по законам диалектики, формальной логики, с применением общенаучных методов исследования.

Содержание аналитической работы—приведение разрозненных сведений в логически обоснованную систему зависимостей (пространственно-временных, причинно-следственных и иных), позволяющих дать правильную оценку как всей совокупности фактов, так и каждому из них в отдельности.

Цель исследования—общая направленность исследования, ожидаемый конечный результат. Цель исследования указывает на характер задач исследования и достигается посредством их решения.

Задачи исследования—совокупность целевых установок, в которых формулируются основные требования к анализу и решению исследуемой проблемы.

Объект исследования—область практической деятельности, на которую направлен процесс исследования. Выбор объекта исследования определяет границы применения полученных результатов.

Предмет исследования—существенные свойства объекта исследования, познание которых необходимо для решения проблемы, в пределах которых объект изучается в данном конкретном исследовании.

Тематическое исследование—организационная форма аналитического слежения за состоянием и развитием обстановки, в рамках которой изучаются ее элементы с целью выработки тактических задач для практической деятельности.

Исследования в повседневной деятельности проводятся по мере накопления проблем. Исследуются: актуальность, важность, объективность, перспективность. Предметом исследования становятся события и процессы, развитие которых может повлиять на выбор форм и методов деятельности на определенном участке и в определенное время.

Средства аналитической работы—это законы и методы мыслительной деятельности, а также иные технические средства, на основе и с помощью которых осуществляется обработка фактических данных с более высоким качеством, позволяющим извлечь из нее все, что она может дать.

Формы аналитической работы—организационные особенности осуществления аналитической работы, обусловленные целями, средствами и результатами ее проведения, образующие систему аналитического слежения за состоянием и развитием обстановки.

Процесс аналитической работы—совокупность мыслительных операций, осуществляемых в определенной последовательности с использованием аналитических средств, приводящих к достижению целей и задач исследования.

Технология аналитической работы—получение нового знания (выводной информации), обеспечивающего сложный процесс исследования, имеющий определенную логическую последовательность.

Под проведением исследования понимается система взаимосвязанных рабочих операций, которые образуют технологический цикл отбора, группировки фактов о событиях, явлениях, процессах, где каждый факт обретает свое место и связан с предшествующими и последующими обстоятельствами в пространственно-временной и причинно-следственной зависимости.

Обобщение фактов, их научная обоснованная систематизация позволяют дать правильную оценку как всей совокупности фактов, так и каждому из них в отдельности.

Задание– правовой документ, определяющий состав, права и обязанности авторского коллектива в вопросах получения информации на тему исследования, консультаций со специалистами, реализации результатов, а также цели и задачи, объект и предмет, информационную базу, сроки и формы подготовки выходных документов.

План—организационный документ, устанавливающий последовательность осуществления этапов исследования, конкретизированных по исполнителям, срокам, формам подготовки выходных документов.

Методика исследования—организационный документ, в котором описывается система логических и методических правил проведения как в целом исследования, так и в рамках отдельных его направлений.

Постановка проблемы и ее предварительная проработка—начальный этап процесса аналитической работы, на котором окончательно определяются цели, задачи, предмет, объекты и информационная база исследования, прогнозируются главные результаты, способы и формы реализации.

Проблема исследования—разновидность вопроса, ответ на который не содержится в накопленном знании, и его поиск требует аналитических действий, отличных от информационного поиска.

Условия постановки проблем:

когда результаты оперативной деятельности не соответствуют желаемым целям;

когда ранее проверенные способы решения задач не могут быть использованы или не дают должного эффекта в новых условиях;

когда обнаруживаются факты, не укладывающиеся в рамки существующих теоретических представлений;

когда одна из частных теорий аналитической деятельности вступает в противоречие с более общей теорией данной деятельности.

Уяснение проблемы исследования—составная часть предварительной проработки проблемы, в рамках которой выявляются условия и предпосылки успешного проведения исследования: обоснованность постановки проблемы; актуальность и осуществимость ее разработки; возможность внедрения результатов в практику, а также определенность в целях, задачах, предмете, объекте и границах исследования.

Информационная база исследования—составная часть предварительной проработки проблемы, в рамках которой выявляется достаточность информационных материалов, пути и способы ее получения, составляется библиография по источникам.

Анализ собранных материалов в соответствии с целями и задачами исследования—это основной этап аналитической работы, на котором осуществляется осмысление материала, выработка новой выводной информации, формирование предложений по практическому их применению и документированию результатов исследования.

Анализ информации—совокупность методов формирования фактических данных, обеспечивающих их сравнимость (сопоставляемость), объективную оценку и выработку новой выводной информации.

Выработка новой информации—это извлечение содержания из всей массы исходных данных, отыскание причинно-следственных и пространственно-временных связей и взаимосвязей между сопоставляемыми сведениями.

Документирование результатов исследования—фиксация в установленном порядке результатов исследования с помощью системы обозначений, придающей описанию строгую форму, наглядность, логичность, краткость, ясность и отвечающей целям и задачам исследования.

Апробирование результатов исследования– проверочная процедура, направленная для выяснения качественных характеристик результатов исследования, возможностей реализации и внедрения их в практику.

Утверждение результатов исследования– согласовательная процедура, с помощью которой аналитический документ приобретает качества пригодности и обязательности для использования во всех заинтересованных сферах.

Реализация результатов исследования—это передача результатов исследования в удобной для внедрения форме в практику работы заинтересованных лиц, обеспечивающих повышение эффективности их деятельности.

Проверка, утверждение и внедрение результатов аналитической работы—это завершающий этап процесса исследования, на котором выявляются недостатки в аналитической работе, осуществляется их устранение и дается оценка качеству полученных результатов.

Этап 1. Общее знакомство с проблемой.Ознакомление с проблемой в целом, а также со смежными вопросами, изучение которых может оказаться полезным; составление общего плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые предположительно могут быть использованы.

Чтобы успешно справиться с заданием, очень важно вначале, при общем знакомстве с проблемой и составлении плана, действовать со знанием дела, обдуманно и рассудительно.

Этап 2. Определение используемых терминов и понятий.Необходимо определить и объяснить тот или иной термин или понятие так, чтобы это было ясно нам самим, тем, кто контролирует нашу работу, и тем, кто пользуется нашей информацией. «Определение понятий» является одним из девяти принципов информационной работы.

Этап 3. Сбор фактов.

Этап 4. Истолкование фактов.Так кратко можно назвать процесс изучения и обработки фактов с целью выжать из них все, что они значат. Этот этап включает оценку, классификацию, анализ и уяснение фактов.

Этап 5. Построение гипотезы.Рабочие гипотезы, выдвигаемые на этом этапе, обычно связаны с какими-либо конкретными вопросами, отвечая на которые можно проверить сами гипотезы. Многие считают построение гипотезы важнейшим моментом любого исследования как в области естественных или общественных наук, так и в области информационно-аналитической работы. По мере изучения данного этапа мы открываем все новые полезные стороны рабочей гипотезы.

Гипотезу можно рассматривать как положение. Обычно отмечают три полезные стороны гипотезы:

– во-первых, тем самым облегчается уяснение проблемы. Установленное положение – прекрасное подспорье для памяти. Мы можем располагать значительными знаниями, помня определенное научное положение и не перегружая себя отдельными фактами;

– во-вторых, научное положение является основой для уяснения отдельных фактов или явлений, так как вскрывает существующую между ними связь. Мы можем осмыслить суть новых явлений, если выразим ее в знакомых нам понятиях;

– в-третьих, приемлемое научное положение всегда содержит некоторые моменты, выходящие за его рамки и образующие разумное и плодотворное основание для предвидения новых фактов и явлений. Короче говоря, приемлемое положение (или теория) помогает мобилизовать наши знания для использования в сфере не только чистой, но и «прикладной науки».

Все сказанное можно суммировать следующим образом: «Нет ничего более практичного, чем хорошая теория».

Построение гипотезы, взятое в широком смысле, всегда присуще любой исследовательской работе. В самом начале исследования, когда вырабатывается общий план, мы исходим из определенных предположений (или гипотез) о том, какие факторы, возможно, играют важную роль и какие почти определенно не имеют отношения к делу. Аналогичными гипотезами мы руководствуемся при сборе и истолковании фактов, формулировании выводов и изложений.

Гипотеза– термин, прочно утвердившийся в научной литературе. Разведчики для обозначения рассматриваемого этапа чаще применяют термин «интеграция», хотя эти два термина имеют не совсем одинаковое значение.

Этап 6. Выводы.На этом этапе производятся исследования, необходимые для доказательства или опровержения рабочих гипотез, выдвинутых на этапе 5, и формулируются окончательные выводы, являющиеся душой почти любого информационного документа. («Выводы» – последний из девяти принципов информационной работы.)

Этап 7. Изложение.Составление документа, завершающее работу. Составитель информационного документа должен не только ясно представлять себе то, о чем он пишет, но и уметь выразить свои мысли в ясной форме.

Необходимо указывать степень достоверности каждого утверждения. Доклад о научных кадрах, вероятно, должен содержать таблицы и диаграммы. Правильно сравнить положение, существующее в различных странах, – дело трудное. Однако в рассматриваемом нами примере та часть информации, где сравнивается положение с научными кадрами, может оказаться самой ценной.

Описанные этапы метода научного исследования применительно к информационной работе весьма сходны с теми этапами, на которые обычно делят свою работу аналитики.

Основные различия между ними состоят в следующем:

1. Оценка необходима для информационной работы, имеющей дело в основном с непроверенными первичными данными.

2. Термин «построение гипотезы» особенно широко употребляется в научной литературе.

Поэтому лучше исходить из признания отмеченных различий и не пытаться искусственно втискивать два совершенно не схожих перечня этапов исследовательской работы в единые рамки.

Работа, проделанная на каждом этапе, считается предварительной,и могут быть внесены изменения в зависимости от новых данных, полученных по мере продолжения исследования на последующих этапах. Например, сбор фактов нельзя провести сразу и закончить в один прием.

После того как собрана часть фактов, их истолкование, несомненно, покажет, по каким вопросам требуется собрать дополнительные факты, и тем самым даст направление последующей исследовательской работе.

Точно так же дело обстоит и на других этапах. Например, общий план работы является в момент его разработки предварительным. Мы должны быть готовы принять его и в равной мере должны быть готовы возвращаться назад и вносить изменения в наш предварительный план каждый раз, когда в свете новых данных в этом возникнет необходимость.

Применяя метод обратной последовательности этапов, мы расширяем свои знания по изучаемому вопросу в соответствии с принципом сложных процентов, получая проценты на проценты.

Построение гипотезы.Наконец, следует отметить выдающееся место, занимаемое этапом «построения гипотезы» во всем процессе (или цикле) информационной работы.

Мы видели, что все предварительное планирование работы по выполнению поставленного перед нами задания подсознательно основывается на предположениях и догадках, которые имеют отношение к изучаемой проблеме.

Фактически без гипотез мы не можем даже думать об исследовании какого-либо вопроса. Иногда, составляя перечень этих гипотез и критически оценивая правильность каждой из них, мы обнаруживаем некоторые старые ошибки и находим более успешный метод решения стоящих перед нами задач. Большое количество предположений, выдвигаемых в процессе исследовательской работы, редко подтверждается или выясняется, что некоторые из них содержат серьезные ошибки.

Из всех этапов информационной работы построение гипотезы больше всех связано с процессом чистого мышления. Построение гипотезы практически можно рассматривать как важнейший этап исследовательского цикла, а все остальные основные этапы – как вспомогательные.

Аналогия—один из самых полезных методов информационной работы. Мы часто прибегаем к аналогии в нашей повседневной жизни.

Иногда нам не удается использовать всех возможностей этого метода. Часто, рассуждая по аналогии, мы не замечаем многочисленных скрытых опасностей и совершаем ошибки. Для того чтобы наилучшим образом использовать метод аналогии, так же как и остальные методы информационной работы, надо рассмотреть достоинства и недостатки этого метода.

Рассуждая по аналогии, мы начинаем с явления, о котором хотим получить дополнительные сведения (например, мы хотим узнать, как жарко будет в августе текущего года). В поисках дополнительных сведений мы обращаемся к аналогичному явлению, имевшему место в прошлом, о котором мы кое-что уже знаем (в данном случае мы рассматриваем температуру в августе прошлого года).

Мы считаем, что при отсутствии данных, говорящих об обратном, неизвестное явление, вероятно, будет примерно таким же, как известное. За исключением физических явлений, никакие другие явления практически не могут быть совершенно одинаковыми. Мы не можем знать всех определяющих факторов, поэтому обычно говорим «вероятно», «примерно такое же» и т. п.

Сходство явлений, непосредственно облегчающее нашу задачу, может оказаться внешне столь значительным, что есть опасность распространить рассуждения по аналогии и следующие из них выводы далеко за действительно оправданные пределы. Достигнутые вначале благодаря применению метода аналогии успехи делают нас менее осторожными и приводят к негативным последствиям.

Подойдем теперь к вопросу в позитивном плане и посмотрим, что можно сделать для того, чтобы извлечь наибольшие выгоды из применения метода аналогии в информационной работе.

Для эффективного использования метода аналогии обычно необходимо соблюдать следующие условия:

1. Предварительно изучить поставленную проблему в достаточной мере для того, чтобы суметь четко определить элементы, аналогичные тем, с которыми мы собираемся их сравнивать.

2. Отыскать среди известных явлений аналогичные изучаемому. При этом надо следить, чтобы важнейшие элементы изученных явлений обладали достаточным сходством с соответствующими элементами изучаемого явления, без чего аналогия будет неоправданной. Важнейшие для решения поставленной задачи элементы обоих явлений не должны резко отличаться друг от друга, так как в этом случае применение метода аналогии не принесет никакой пользы.

3. Изучить неизвестное явление, сравнивая его с известным аналогичным. При этом необходимо установить как черты сходства, так и различия между ними. Затем их можно будет сопоставить и взвесить. Всегда полезно выявлять черты, отличающие различные явления друг от друга.

При применении метода аналогии полезнее изучать черты различия, а не сходства аналогичных явлений.

Аналогии играют решающую роль при построении гипотез. Очевидно также, что, если найти несколько аналогичных явлений, наши рассуждения получат более прочное основание, чем рассуждения с использованием одной аналогии.

Известным способом упрощенного использования метода аналогии является процентный метод.

Отправляясь от известных сведений, например о торговле, ценах, производстве за текущий год, мы определяем соответствующие цифры для следующего года, устанавливая, что они составят 90 или 150 % или еще сколько-нибудь процентов от показателей текущего года.

Используя его, мы, безусловно, должны уяснить всю совокупность затрагиваемых явлений. Мы обязательно должны уяснить различия между сравниваемыми сходными явлениями, чтобы сделать верные выводы.

В условиях, когда из-за границы поступает довольно скудная информация, применение метода аналогии часто является лучшим, а иногда единственным методом, с помощью которого можно составить более или менее точное представление о некоторых сторонах изучаемого явления из жизни иностранного государства.

Одно из весьма немногочисленных исследований, имевших своей главной целью усовершенствование методов информационной работы, например разведки, было проведено в связи с изучением вопроса о выпуске определенной продукции в одном иностранном государстве.

Офицеры отдела информации, выполнявшие это задание, столкнулись с обычным явлением – весьма скудными сведениями. Они носили столь отрывочный характер, что было трудно или даже невозможно составить какое-либо определенное представление. Положение казалось настолько безнадежным, что ничего не было сделано для того, чтобы найти из него выход.

Аналитики считали, что перед ними стоят две самостоятельные задачи. Во-первых, получить дополнительные сведения. Во-вторых, извлечь максимум пользы из имеющихся сведений. Они сосредоточили свои усилия на второй задаче. Все это как раз и составляло смысл информационной работы. Таким образом, это позволило дать более четкие указания специалистам, работающим в этой области.

Несомненно, одна из важнейших задач работника информационной службы состоит в том, чтобы давать полезные направляющие указания аналитикам, добывающим сведения на месте. Эти указания могут выражаться в четких и определенных заявках на необходимые сведения, в выделении сведений, имеющих решающее значение, в высказываемых предположениях о том, где их можно найти.

В ходе выполнения задания, которое мы описываем, после того как аналитики на месте получили более точные заявки, им удалось добыть дополнительные данные. Новые факты внесли большую ясность в изучаемый вопрос, поскольку аналитики-исследователи хорошо представляли себе весь процесс производства в данной области, непосредственно изучив его у себя в стране.

Рассматриваемый пример показывает, что польза, приносимая методом аналогии, заключается хотя бы в том, что мы приступаем к работе над заданием, обладая значительными знаниями в данной области.

Метод аналогии можно использовать в качестве эффективного средства проверки правильности выработанных методов оценки положения в стране.

В некоторых случаях, когда положение в иностранном государстве резко отличается от положения в стране, описанный метод может не дать решающих результатов или вовсе оказаться неприемлемым. Однако специалист, работающий в области общественных наук, в большинстве случаев свободен в выборе метода. Он заранее может решить, какая роль будет отведена им статистическому анализу, изучению отдельных случаев и другим методам.

В информационно-аналитической работе дело обстоит иначе. Здесь часто приходится довольствоваться доступным материалом и весьма желательно использовать оба метода.

Изучение отдельных случаев является таким способом систематизации социологического материала, который позволяет сохранить целостность социального явления – объекта исследования.Другими словами, это метод, при котором любая общественная единица берется в целом и почти всегда изучается в ее развитии. В качестве такой единицы может выступать отдельная личность, семья или другая общественная группа, совокупность общественных отношений или процессов… или даже все общество.

Метод изучения отдельных случаев учитывает развитие явления, или, говоря другими словами, позволяет показать их в динамике, и этим он отличается от статистического подхода.

Описание отдельных случаев, если оно сделано точно, гораздо вернее отражает реальную действительность, в то время как статистические обобщения, за исключением тех случаев, когда все подвергнутые статистическому анализу явления охарактеризованы каждое в отдельности, представляют собой лишь приближающиеся к действительности абстракции.

Метод изучения отдельных случаев приносит больше пользы на начальной стадии работы, при проведении предварительных исследований, чем на последующих стадиях.

Слабые стороны этого метода и вытекающие из них опасности обусловлены в основном двумя причинами. Первая причина состоит в том, что фактически исследование может охватывать лишь незначительное количество случаев.

Даже если исследователь опишет в своей работе сотни отдельных случаев, читатель сможет удержать в голове лишь несколько из них. Когда же мы исследование основываем на анализе небольшого количества случаев, всегда существует опасность, что используемые источники информации могут оказаться необъективными или ненадежными.

Такое может случиться, даже если каждый отобранный случай получил правильную оценку и был точно описан. Анализ небольшого количества случаев может дать правильное представление обо всем народе или какой-либо значительной части народа только при условии, если все население или соответствующая часть населения однородны по своему составу.

Лица, читающие труды исследователя, склонны преувеличивать значение отобранных им случаев и считать, что эти случаи обязательно правильно отражают общее положение. С этой опасностью связана другая – преувеличение значения нетипичных явлений.

Причина второй опасности, вытекающей из использования метода изучения отдельных случаев, состоит в том, что исследователю трудно дать объективную оценку этим случаям, поскольку он непосредственно и тесно соприкасается с предметом изучения.

Меры, которые следует принимать, чтобы избежать указанных опасностей, сводятся вкратце к следующему:

1. Ясно представлять себе существующие опасности и быть готовым энергично преодолевать их.

2. Тщательно отбирать для исследования случаи, в достаточной мере отражающие все важные аспекты изучаемого явления, обращая особое внимание на то, чтобы полное отражение получили взгляды, идущие вразрез с точкой зрения самого исследователя.

3. Старательно выявлять и отбрасывать сведения, поступившие из не заслуживающих доверия источников.

4. Обеспечивать критику положений, выдвинутых исследователем, и особенно первого варианта его работы, со стороны коллег, которые не находятся, подобно ему самому, под впечатлением непосредственного соприкосновения с объектом изучения, оказывающего на него определенное влияние.

Сотрудник информационной службы сталкивается в данном случае с особыми трудностями. Дело в том, что в его распоряжении могут оказаться сведения относительно весьма небольшого количества «случаев», которые к тому же ни в коей мере не являются типичными.

Несмотря на все их недостатки, глубокое изучение этих, возможно, необъективных данных об отдельных случаях позволит ему написать определенную часть подготавливаемого документа и таким образом раскрыть какую-то одну сторону изучаемого явления, о которой никаким другим путем нельзя получить представление.

Такими сведениями не следует пренебрегать, несмотря на указанные нами их недостатки. Составляя документ, автор должен сначала сам четко представить себе положительные и отрицательные моменты отдельных случаев и затем довести это до сведения лиц, для которых он готовит информационный документ.

В исследовательской работе в области общественных наук часто применяются два совершенно противоположных метода: метод статистического анализа и метод изучения отдельных случаев. Эти методы различны, но дополняют друг друга, помогая каждый по-своему установить истину. В каждом исследовании можно скорее добиться успеха, если применить отдельные элементы обоих этих методов.

Одно из преимуществ метода статистического анализа заключается в том, что он позволяет охватить большое количество изучаемых объектов.

Итак, статистический анализ и обобщения полезны. Однако крайне желательно дополнять их изучением отдельных случаев,приводя конкретные примеры положения отдельных людей, общественных групп и т. д., рассказывая о прошлом, настоящем и будущем этих людей, об их успехах и неудачах, – одним словом, показывая их живыми, полнокровными. Тем самым мы внесем в аналитическую информацию важнейший элемент – саму жизнь.