Глава 5. Сбор информации: собираем «разное»

Я уже говорил об основной процедуре сбора информации во второй главе. Эта глава более подробно повествует о том, как собрать все «разное», все незавершенные дела в одном месте. Это первый необходимый шаг на пути к «кристально чистому сознанию». Соберите хотя бы несколько дел помимо проектов, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберете все, абсолютно все 100 %, у вас появится новая точка, из которой вы и будете двигаться к вершинам личной эффективности.

Над этой частью организационного процесса я работаю с клиентом, как правило, часов шесть, правда, однажды мне попался такой, который ковырялся все 20 (я ему потом уже сказал «Ладно, вы общую идею поняли уже»). Сбор может занять больше времени, чем вы рассчитываете, но это при условии, что вы вознамерились сделать полный обзор, как рабочих, так и личных дел. Это ведь значит, что вам придется все облазить и все обшарить, в каждый угол заглянуть, и в машине проверить, и в лодке и ещё, где вы там обитаете.

Если у вас в распоряжении наверняка есть часа два, то вы легко справитесь со сбором того, что на поверхности. А для остальных дел – для них напишите напоминания, что-нибудь вроде «Проверить в гараже» или «Заглянуть в ванную комнату».

На самом деле, вам вряд ли удастся собрать 100 % дел за раз и потом это все удерживать. Скорее всего, в течение недели вы будете слишком заняты и не сможете зафиксировать все ваши идеи и обязанности где-то в одно месте (только не в голове). Однако, пусть это будет вашим эталоном для подражания, который и будет вас мотивировать поддерживать «чистоту в домике» ваших дел и обязанностей, будь они связаны с бизнесом или с личной жизнью.

Вот несколько веских причин того, чтобы сначала все дела собрать, а уж потом начинать их обрабатывать:

1. Вы сможете осознать и оценить объем ваших дел и обязанностей 2. Вы сможете увидеть «свет в конце туннеля», ну или хотя бы, какой длины этот туннель 3. Когда вы заняты обработкой и организацией, крайне нежелательно, чтобы бесформенная сущность «разного», рассредоточенного невесть где, вас тревожила некая.

Как только все дела, занимающие ваше внимание, сосредоточены в одном месте, вы получаете все карты в руки – можете сконцентрироваться на цели и целиком контролировать ситуацию.

Собрать разбросанные, где придется, предметы в одну кучу может оказаться не такой уж простой задачей. Большая часть этого «разного» не является жизненно необходимым, поэтому-то и валяется, где попало. Дело изначально не было срочным, да и до сих пор никак о себе не заявило, поэтому-то за него никто и не брался. Типа визитки, которую вы кладете в бумажник, чтобы потом связаться с этим человеком как-нибудь при случае; это модуль памяти от компа, завалявшийся в дальнем ящике; принтер, который вы вот уже полгода намереваетесь передвинуть в более подходящее для него место. Словом, это те вещи, которые висят над вами, но вы все ещё не решили, браться за них или же вовсе вычеркнуть их из всех списков. Но до тех пор, пока вы будете думать, что это могло бы пригодиться, они будут держать вас в своей власти и отнимать гораздо больше физической энергии, чем стоило бы на них потратить. Запомните: ощущение комфорта при незаконченном деле возможно только если точно знать, что именно вы не делаете. Самое время начать. Выгребите все из корзины с вновь приходящими документами, возьмите стопку чистых листов и давайте…

Первое, что надо сделать, так это осмотреть окрестности на предмет наличия каких-либо неоконченных дел или предметов, которые лежат не там где надо или не так, как надо, и сложить все это к вам в корзинку с приходящей информацией. Среди прочего встретятся и неоконченные дела и дела, требующие принятия решения для дальнейшего продвижения. Они тоже должны отправиться в корзинку – потом вы разберетесь и с ними.

Тренируйтесь замечать все, что лежит не на своем месте.

Что должно оставаться неприкосновенным

Самый лучший способ определить, что именно должно попасть в вашу корзинку – это определить, чего там быть не должно. Вот четыре категории вещей, которые должны остаться на своих местах именно в таком виде, в каком они сейчас и находятся.

§ Канцелярские принадлежности

§ Сопутствующие материалы

§ Элементы декора

§ Оборудование

Канцелярские принадлежности… это все то, чем вы часто пользуетесь. Визитки, марки, стэплеры, желтые клейкие листки, блокноты, скрепки, стержни для ручек, шаблоны документов, ластики – все в таком роде. У многих людей на работе есть личный ящичек с освежающими мятными конфетками, салфетками и так далее.

Сопутствующие материалы… это все, что вы храните, «на всякий случай», например, мануалки по софту, меню их ближайшего ресторана, расписание уроков вашего ребенка. В эту категорию попадает телефонная и адресная книга, любой материал по проектам, тем, справочники, словари, энциклопедии и альманахи.

Элементы декора… это фотографии ваших близких, картинки на стенах, смешные магниты на доске, это могут быть и plaques, mementos и комнатные растения.

Оборудование… это, очевидно, телефон, компьютер, факс, принтер, мусорная корзина, мебель и видеомагнитофон.

Наверняка у вас найдутся вещи, которые попадают в эти категории – в основном все ваши канцелярские принадлежности не требуют по отношению к себе каких-то отдельных действий. Все остальное должно оказаться в корзинке. Случается, однако, что некоторые вещи, которые вы отнесли бы к одной из перечисленных категорий, все-таки нуждаются в особом внимании потому, что они до сих пор не настроены так как положено.

Например, многие держат в ящиках такие материалы, которые уже сто лет как просрочены, или просто их должно упорядоченно разложить где-нибудь в другом месте. Вот они-то и должны отправиться в корзинку. Или вот ещё пример: если ваш ящик с принадлежностями переполнен всяким хламом и поломанными предметами или – это тоже считается как неоконченное дело, с которым надо бы разобраться. Вы храните самые свежие фотографии ваших детей? На стене висит именно та картина, которую вы хотели бы там видеть? Эти напоминания актуальны? Подходит ли вам мебель? Настроен ли компьютер специально под вас? Комнатные цветы не зачахли? Одним словом, все ваши принадлежности, окружающие предметы должны попасть в корзинку, если только они находятся в неположенном месте или если они в неподобающем состоянии.

Несколько замечаний о сборе:

§ На стадии сбора, вас подстерегают несколько ловушек:

§ Все ваши неоконченные дела за раз в корзинку не поместятся, их больше, чем она может вместить

§ Вы окажетесь на грани полного погружения в расчистку и организацию

§ Кое-что вы уже собрали и организовали

§ Вы рискуете пробежаться только по самым важным делам, которые вы хотели бы иметь на виду

Что если предмет слишком объемный, чтобы помещать его в корзину?

Если вы физически не можете запихнуть что-то в корзину, тогда напишите заметку об этой штуке и её-то и поместите в лоток. Например, если дело касается постера на двери вашего кабинета, просто напишите «постер на двери». И поставьте там дату. Это даст вам пару преимуществ. Если в вашей системе организации попадается несколько заметок подобного рода, то не лишне будет знать, когда именно каждая из них была сделана. Вообще, это чрезвычайно полезная привычка – всё кругом датировать: клейкие листки, которые вы передаете ассистенту, голосовую почту, заметки, которые вы делаете в ходе телефонного разговора. Три процента случаев, в которых эта информация окажется полезной, того стоят.

Что если стопка бумаг слишком большая и не помещается в корзинке?

Скорее всего, вы рванетесь собирать и насобираете гораздо больше, чем может уместиться в корзинке. Ну, если так случилось, то сложите все это в стопки вокруг лотка или даже на полу, под ним. В конце концов вы постепенно разберете их, обработаете и организуете все. Тем временем не поленитесь убедиться, что эти стопки и прочие предметы на столе и в округе не перепутаются.

Выкидывайте сразу

Если вы видите хлам невооруженным взглядом, выкидывайте его без колебаний. Для некоторых моих клиентов процедура сбора неоконченных дел стала первым разом, когда они прочистили основной ящик своего стола.

Если же вы не уверены, что вещь, найденная вами может на что-нибудь сгодиться, положите её в корзинку. Что вы не должны делать, так вы не должны позволять вещам брать вас в плен – не пытайтесь порешать все дела на месте. Вы сделаете это позже, когда вещь уже будет в корзинке, к тому же выбор такого рода делать проще, если вы уже увлечены процессом сортировки. Основная цель – собрать в корзинку все как можно быстрее так, чтобы наверняка разделаться со всем лишним и четко представить себе план боевых действий.

Будьте осторожны с особо усердной чисткой и организацией!

Как только люди начинают заниматься сбором неоконченных дел дома или на работе, они становятся жертвами вируса чистоты и организации. Это не страшно, если впереди у вас достаточно времени, например, целая неделя. Иначе, вам придется разбить весь процесс на части и расписать для этих частей напоминания, например, «Расчистить четыре ящика в шкафу» или «Навести порядок в личных ящиках». Чего вы не должны делать, так это нестись сломя голову вниз по кроличьей норе и подбирать отдельные дела, а потом не иметь возможности установить целостный контроль над процессом. Это может занять больше времени, чем вы думаете, тогда как вы хотите выйти на финишную прямую и поразбирать все дела как можно скорее.

Как поступать с делами, которые уже включены в списки и числятся в ежедневниках?

Возможно, у вас уже есть некоторые списки и какая-то организационная система. Но если вы ещё не срослись с системой организации рабочего процесса, как с родной, я все же рекомендую поместить эти списки в корзинку с прибывающей информацией и рассматривать их как отдельные дела, которые надо завершить. Вы наверняка захотите, чтобы система ваша была последовательной, и вам будет совершенно необходимо все переоценить с этой точки зрения.

«Но это мне терять нельзя ни в коем случае!..»

Частенько в процессе сбора дел мы натыкаемся на какую-нибудь бумажку и документ, которые заставляют нас воскликнуть «Боже мой! Как же я об этом позабыл! Мне обязательно надо с этим разобраться!» Это может оказаться напоминанием об ответном телефонном звонке, который нужно было сделать два дня назад, или какие-то заметки, оставшиеся со встречи с партнерами, с делами, которые надо было уладить несколько недель назад. И вот мы уже не хотим складывать этот листок или документ в общую корзинку потому, что боимся его потерять.

Если такое случилось и с вами, спросите себя, действительно ли надо с этим разобраться до того, как вы выполните работу по организации неоконченных дел. Если это так, то лучше разрулить это сразу же, чтоб оно уже на вас не давило. Если же нет, положите этот лист в корзину и продолжайте собирать. Скоро вы все это обработаете и организуете, так что не волнуйтесь – ваш супер-листок не затеряется.

Если вы не можете разрулить это дело прямо сейчас, однако напоминание о нем мигает красной лампочкой, тогда создавайте где-то неподалеку от лотка с приходящими бумагами «срочную стопку». Это, конечно, не лучший выход, но придется им воспользоваться. Помните, что как только вы мало-мальски разберетесь со своими делами, на поверхность всплывет срочная задача, требующая немедленного решения.

Начните со своего рабочего стола

Готовы? ОК. Начинайте перебирать вещи а рабочем столе, и те из них, которые требуют завершения, перекладывайте в корзинку (или в лоток). Частенько прямо под рукой находится немереное количество вещей, с которыми надо разобраться. Некоторые люди используют свой рабочий стол как корзинку. Если и вы решили пойти этим путем, то будьте готовы к тому, что к началу разбора информации вы будете окружены несколькими стопками документов. Начните в края вашего стола и исследуйте каждый его квадратный сантиметр. Как правило, на пути встречается следующее:

§ Стопки писем и заметок

§ Бумажки с телефонными номерами

§ Чужие визитки

§ Заметки со встреч и совещаний

Старайтесь не поддаваться искушению сказать себе: «Ну, я знаю, что в этой стопке, я её тут и оставлю». В таком случае они так и останутся нетронутыми, поэтому сейчас им самое место в лотке с приходящими документами.

Пока вы возитесь на столе, задайтесь вопросом, не поменять ли что-нибудь из канцелярских принадлежностей. Телефон нормально работает? Как насчет компьютера? А сам стол? Если что-то требует изменений, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.

Ящики стола

Затем переходите к ящикам стола, если таковые имеются. Требует ли их содержимое особого внимания? Есть ли там документы или записи, с которыми надо разобраться? Может быть, там есть что-то, чего там быть не должно? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из этих вопросов, сложите документы, которые требуют доработки, в корзинку или напишите себе напоминания о них и тоже сложите. Если вы сомневаетесь, заниматься вам ящиками стола сейчас или оставить это на потом, то для ответа прикиньте время, которым вы располагаете и количество «разного», которое вам надо перебрать.

Горизонтальные поверхности

Продолжайте осматривать ваш кабинет, собирая вещи с полок, шкафов и тумбочек, если они лежат в неположенном месте. У вас будут скапливаться стопки журналов, статей, вырезок, конвертов, папок с сопутствующими проектам материалами. Собирайте все.

Возможно, у вас есть справочные материалы, которые вы уже использовали или же отложили. Если это так, и если вы можете переложить их в папки вашей системы хранения справочной информации, и это не займет у вас много времени, так и сделайте. Прямо сейчас. Однако подумайте, не понадобится ли он вам в скором времени снова. Если да, то положите в корзинку и его – потом разберетесь.

На стеллажах

Теперь посмотрите на стеллажах. Что там? Туда же можно свалить горы документов и справочных материалов, подходит оно и для хранения других «разностей». Может, там есть что-то сломанное? Частенько бывает и такое. Соберите всякие безделушки и мелкие подарки на память, которые, в общем-то, не сильно много значат. Генеральный менеджер одной страховой компании, например, прямо-таки разбушевался в процессе выкидывания мелкого мусора, который скапливался у него на протяжении нескольких лет.

Подумайте, так ли важны для вас ваши безделушки.

И опять же, если какое-то из этих мест совершенно вышло из под контроля и им надо обязательно заняться, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.

Полы, стены, полки.

Может, на магнитной доске есть что-то, что надо доделать? Может, на стенах висит что-нибудь непотребное? Как насчет картин, постеров и прочих декоративных вещей? Что там на открытых полках? Книги, которые надо прочеть или подарить? Каталоги, мануалки или переполненные скоросшиватели, содержимое которых давно просрочено или требует какого-то особого внимания? Какие-нибудь кучи или стопки бумаг на полу? Просто перетащите их в корзину – разберетесь позже.

Оборудование, мебель

Может вы хотите что-то изменить в обстановке офиса, сменить или переставить мебель? Все ли работает как надо? Лампочки все на месте? Если что-то надо доделать, вы знаете, как с этим поступить – напоминание и в корзинку.

Другие места

В зависимости от того, что вы уже обследовали в процессе сбора, вы можете проверить таким образом и другие места, где вы что-либо храните. Если вы действительно намерены очистить сознание, то было бы правильно прочистить везде.

Некоторые мои клиенты приглашали меня домой с тем, чтобы я помог им разобрать неоконченные дела и там. Частенько они позволяли «не такому уж важному делу» в их домашней жизни поймать себя в ловушку, эта ерунда все силы и высасывала.

Не позволяйте «не такому уж важному» делу отнимать всю вашу энергию дома.

Когда вы уже собрали все неоконченные дела вокруг вас, вам, возможно, захочется очистить и вашу оперативную память. Что ещё занимает ваше сознание и в то же время, не попало в той или иной форме в корзинку? Вот тут-то нам и понадобится стопка чистых листов бумаги.

Я рекомендую вам записывать каждую идею, каждый проект, каждую мысль, каждую штуковину, которая требует внимания на отдельном листе бумаги. Можете сделать длинный список на одной странице, но гораздо эффективнее расписать все на отдельных листах. Скорее всего, вам не придется хранить все эти листы вечно, но держать их под рукой в процессе сортировки весьма полезно.

Вам потребуется от двадцати минут до часа на то, чтобы расписать все, что занимает ваше сознание, но это только после того, как вы разобрались со всем остальным. Вы заметите, что в дела вспоминаются разнобой – мелкие, крупные, личные, рабочие – безо всякого порядку.

Работайте над количеством. Лучше перестараться, чем упустить что-то. Хлам вы всегда сможете повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придет вам в голову – «Спасти озоновый слой», а потом «Купить еду для кошки». Собирайте все. И не удивляйтесь, что стопка бумаг в корзинке стремительно растет.

«Триггер»-список

В деле прочистки сознания неплохо было бы завести список «Триггеров незаконченности», чтобы можно было просматривать его пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. И помните, если вам что-то вспомнится, запишите это на листок и положите в корзинку.

Список «Триггеров незаконченностей»

Рабочее

Начатые, но неоконченные проекты

Проекты, которые надо начать

Поручения \ Обещания другим

Начальник \ Партнеры

Коллеги

Подчиненные

Другие сотрудники

Люди «со стороны»

Заказчики

Другие организации

Специалисты

Связи

Внутренние \ Внешние

Отправить самому или ответить:

Телефонные звонки

Голосовая почта

Электронная почта

Факсы

Письма

Заметки

Другая письменная работа – закончить \ предоставить к рассмотрению

Отчеты

Выводы \ Обзоры

Предложения

Статьи

Промо-материалы

Мануалки \ Инструкции

Редакторская правка

Встречи, которые надо назначить \ запросить

Кому надо знать о каких решениях?

Внимательное прочтение \ Просмотр

Финансы

Наличные деньги

Статистика

Бюджеты

Прогнозирование

Прибыль и убытки

Баланс

Кредиты

Планирование \ Организация

Формальное планирование (цели, задачи, перспективы)

Текущие проекты (следующие ступени)

Проекты, которые вот-вот начнутся

Бизнес \ Маркетинговые планы

Предложения по организации

Предстоящие события

Встречи

Презентации

Организационная структуризация

Новое оборудование

Установка новых систем или оборудования

Командировки

Банки

Получение денег

Платежи

Мелкие суммы

Администрация

Юридические вопросы

Страхование

Личное

Стратегии \ Методики

Заказчики

Внутренние

Внешние

Маркетинг

Продвижение

Продажи

Обслуживание покупателей

Системы

Телефоны

Компьютеры

Офисное оборудование

Другое оборудование

Принадлежности

Системы хранения

Архивы

Инвентаризация

Комплектующие

Офис \ Рабочее место

Организация офиса

Мебель

Декор

Ожидание…

Информация

Делегированные задачи \ Проекты

Критичные для проектов завершения подзадач

Ответы на:

Письма

Заметки

Звонки

Предложения

Реквизиты

Компенсации

Мелкие суммы

Страхование

Заказанные вещи

Отремонтированные вещи

Билеты

Решения других

Профессиональное развитие

Тренинги \ Семинары

Вещи, которые надо выучить

Информация, которую надо отыскать

Навыки, которые надо попрактиковать \ выучить:

Компьютерерная грамотность

Аудио \ Видео тренинги

Резюме

Дополнительное образование

Выяснить – вызнать о чем-то…

Рабочий гардероб

Личное

Начатые, но неоконченные дела

Проекты, которые надо начать

Поручения \ Обещания другим

Супруг

Дети

Семья

Друзья

Специалисты

Одолженные вещи

Дела: другие организации

Сервис

Гражданская активность

Добровольные

Связи, которые надо наладить \ поддерживать

Семья

Друзья

Специалисты

Сделать самому или ответить на:

Телефонные звонки

Письма

Открытки

Предстоящие события

Особые события

Дни рождения

Именины

Свадьбы

Выпускные

Праздники

Каникулы

Отпуск

Путешествия на выходных

Общественные события

Культурные мероприятия

Спортивные мероприятия

Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – дела, которые надо переделать

Места, которые надо посетить

Люди, с которыми надо встретиться \ пригласить их куда-то

Местные развлечения

Администрация

Финансовые

Счета

Банки

Инвестиции

Займы

Налоговые сборы, пошлины

Страховка

Правовые вопросы

Хранение

Ожидания чего-либо…

Почтовый заказ

Ремонт

Компенсации

Возвращение долгов

Медицинская информация

Запрошенные ответы

Дела по дому

Земельные

Имущество в собственности

Узаконенное

Недвижимость

Районирование

Налоговые сборы, пошлины

Строители \ Контрактники

Обогрев \ Очистка воздуха

Сантехника

Электричество

Крыша

Сад

Подъезд к дому

Стены \ полы \ потолки

Декор

Мебель

Оборудование

Электрические лампочки

Кухонные аксессуары

Стиральная машинка \ Сушка

Места, которые надо организовать \ Почистить

Компьютеры

Программное обеспечение

Комплектующие

Сеть

Интернет \ Электронная почта

Телевизор

Видеомагнитофон

Музыка \ Диски \ Кассеты

Фото \ Видео

Телефоны

Автоответчик

Спортивные принадлежности

Чуланы \ Одежда

Гараж \ Сарай

Ремонт автомобиля

Инструменты

Багаж

Домашние животные

Здоровье

Доктора

Дантист

Специалисты

Увлечения

Книги \ Звукозаписи \ Пленки \ Диски

Поручения

Хранилище комплектующих

Аптечка

Магазин

Банк

Штуки для уборки

Книжный

Сообщество

Соседи

Школа

Местная администрация

Гражданские ценные бумаги

Если ваша голова высвободилась от всех рабочих и домашних заморочек, тогда ваша корзина, должно быть, ими переполнена до краев. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке так или иначе должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.

Я рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку, а ежедневники туда кидать целиком – частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать ваши тамошние календари и «to-do» – списки и тоже уложить в корзинку.

Электронные письма лучше все же оставить как есть, потому как вне компьютера с ними работать сложновато.

Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке

Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять все это в корзинке нельзя, потому как через некоторое время, сознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнет давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации в корзинку – это неимение хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации этой самой информации. Это и есть тема следующей главы: «Опустошаем корзинку».