Руководство любым предприятием, например торговой фирмой, сервисным центром или учреждением, включает в себя набор ключевых функций, выполнение которых необходимо для достижения желаемых результатов. Управление требует умения правильно распределять время, затрачиваемое на выполнение таких функций.

• Планирование – это определение целей, прогнозирование и составление графиков с целью выполнить необходимые действия в необходимом порядке.

• Организация предполагает определение того, что нужно сделать, и назначение ответственных, а также координацию их усилий.

• Руководство – это инструктаж, мотивация и дача указаний.

• Контроль – это наблюдение за делами для уверенности, что все идет по плану.

Управление представляет собой непрерывный процесс; все его составляющие тесно связаны между собой, каждая функция зависит от успешности выполнения других. Все вместе они образуют виток спирали, в которой все постоянно повторяется.

Если вы хотите стать хорошим менеджером, нужно научиться использовать эти функции для достижения своих целей – даже для перехода через болото.

Чтобы стать хорошим руководителем, вы должны научиться планировать. Для этого, прежде всего, требуется четко представлять конечную цель. Без стратегического видения вам будет тяжело составить точный план необходимых действий. Намечая пути выполнения плана, вы должны помнить о четырех вещах:

• где вы сейчас находитесь;

• где вы хотите быть;

• как вы туда попадете;

• как вы узнаете, что вы уже там.

Это даст вам возможность планировать свою работу и продвигаться в нужном направлении. Правильное понимание приоритетов позволяет определить, что и в каком порядке должно быть сделано.

При планировании нужно уметь:

• анализировать текущую ситуацию;

• предвидеть, каков будет результат;

• просчитывать способы достижения цели;

• оценивать, насколько вам удалось продвинуться, и приспосабливаться к изменяющейся ситуации.

Таким образом, взвесив все за и против и приняв решение, например, осушить болото, вы увидите мысленным взором на его месте парк отдыха, запланируете наилучший образ действий и разработаете метод контроля над тем, как вы продвигаетесь в нужном направлении.

Чтобы эффективно воплотить ваш план в жизнь нужно умело организовать свою работу. Это значит – определить круг обязанностей и подобрать ресурсы (как человеческие, так и материальные), необходимые для правильного выполнения нужных заданий.

Организация предполагает тщательное обдумывание и решение таких вопросов:

• какие конкретно действия должны быть выполнены;

• какие материалы требуются на каждом участке;

• кто будет выполнять эти действия.

Для правильной организации работы также нужно уметь:

• мыслить логически;

• распределять ресурсы;

• принимать разумные решения.

Например, чтобы организовать осушение болота нужно откачать воду, выловить всех обитателей и очистить дно от остатков растений. Для этого вам потребуется составить список необходимых инструментов, заказать насосы, веревки, сети, топоры и лопаты. Также вам следует нанять бригаду крепких и смелых работников, которые бы работали сверхурочно, и обеспечить им надлежащее вознаграждение.

Для направления какого-либо дела в нужное русло необходимо проводить инструктаж. Людей следует направлять, для того чтобы их действия были эффективными. Поэтому важно убедиться в том, что все участники знают:

• общие цели;

• конкретные задания, которые им придется выполнять;

• выдвигаемые к ним требования.

Знание целей выполнения задания позволяет людям работать более эффективно в соответствии с установленными нормами.

Знание конечной цели позволит им направить инициативу в более конструктивное русло.

Чтобы эффективно руководить, нужно чтобы ваше умение общаться с людьми было так же развито, как и аналитические способности, необходимые для планирования и организации работы. Вы можете без конца заниматься планированием и организацией, но если хоть в чем-то проявите некомпетентность, то добьетесь немногого и вскоре придется все делать самому.

Чтобы руководить другими, нужно уметь:

• вести людей в правильном направлении;

• сообщать им о том, что должно быть сделано;

• настраивать работников на качественную работу.

К примеру, чтобы руководить осушкой болота, нужно стоять на его берегу в кепке с надписью «Boss», держать в руке мегафон и давать четкие и лаконичные указания, что и как делать. А еще время от времени вы должны выкрикивать подбадривающие фразы, чтобы вдохновлять всех на продолжение работы, особенно когда вы заметите, что мусора становится больше, чем работников.

Чтобы контролировать происходящее, вы должны со знанием дела держать руку на пульсе событий.

Контроль предназначен для коррекции планов. Он предполагает проверку следования правильному курсу, внесение корректив и поддержание боевого духа или использование в случае надобности тормозов.

Для этого вам нужно:

• знать, как на самом деле обстоят дела;

• уделять внимание деталям;

• анализировать, как люди выполняют свою работу.

Чтобы эффективно контролировать, вы должны уметь:

• следить за происходящим;

• проверять, выполняются ли задания в соответствии с установленными нормами;

• выбирать и осуществлять необходимые действия.

Так, чтобы контролировать процесс осушки болота, нужно внимательно наблюдать за происходящим, находясь на виду с вашей записной книжкой, проверяя качество выполнения работы, затраты времени и средств, сравнивая их с первоначальным планом. Вы также должны прибегать к давлению, где это нужно, и предотвращать безрассудные и опасные действия.

Управление в широком смысле слова – это принятие решений о том, что должно быть сделано, и воплощение задуманного в жизнь. Хотя оба вида деятельности могут рассматриваться как разные, все же в чем-то они совпадают.

Чтобы соответствовать своему назначению, управление должно включать некоторые основные функции.

• Планирование того, что вы хотите сделать (постановка целей и четкое определение намеченных действий).

• Организация исполнителей (разделение труда и поручение разнообразных заданий).

• Руководство действиями (направление, разъяснение людям заданий и получение от них максимального результата).

• Контроль результата (соблюдение сроков, произведенных затрат и соответствие первоначальному плану).

Именно таким должно быть управление.

Подумайте о различных функциях управления и задайте себе следующие вопросы.

^ Составили ли вы план для достижения намеченных целей?

^ Организовали ли вы ресурсы, необходимые для достижения своих планов? А Указали ли вы цели? А Назначили ли вы исполнителей?

^ Сообщили ли вы о задачах всем участникам?

^ Оговорили ли вы требования, соблюдение которых необходимо для достижения успеха?

^ Контролируете ли вы действия своих подчиненных?

• знать, чего хотите достичь;

• составить план достижения ваших целей;

• заниматься организацией деятельности и ресурсов, чтобы знать кто, что и когда делает;

• объяснять поставленные задачи и требования всем участникам процесса;

• быть уверенным в том, что вы можете контролировать происходящее еще лучше.