Беречь время намного легче, чем вам кажется. Все дело в самоорганизации. Есть много эффективных приемов управления временем.

Многие считают, что способны выполнять несколько дел одновременно. Как правило, они ошибаются, и в итоге задания выполняются некачественно либо же не выполняются совсем. Секрет состоит в том, что нужно выполнять работу последовательно, по заранее составленному плану, в который можно иногда подглядывать, чтобы напомнить себе об очередности дел.

Составление списка дел – ключевой этап в самоорганизации. В этот перечень должны быть внесены приоритетные задачи, а также детальное описание их выполнения. Правильно составленный список – это половина пути к успеху. Есть несколько вариантов перечней, которые помогут вам распределять время.

• Составьте перечень дел, которые нужно завершить сегодня. Будьте реалистом. Не планируйте больше шести пунктов на день, поскольку вряд ли вам удастся выполнить все. Если одна и та же позиция включается в список больше трех дней подряд, ищите этому причину. Их может быть несколько: либо ситуация достигла критической точки и каким-то образом решится сама собой, либо же этот вопрос может подождать и не стоило вообще отводить ему первое место.

• Составьте список заданий, которые вам нужно выполнить за определенное время. Распределите дела в зависимости от важности и срочности. Это даст вам возможность контролировать события, а не зависеть от них.

• Покидая рабочее место, набросайте заметки на завтрашний день. Делайте записи даже тогда, когда вам просто нужно куда-то выйти. Отвлекшись, вы легко забудете, что планировали сделать в первую очередь, и не выполните задуманное.

Многие не соблюдают формальности и не делают заметок. Но однажды (как правило, в самый неподходящий момент) память может подвести. Психологические исследования показывают, что максимальное количество пунктов, которые можно удержать в памяти, – семь (плюс или минус два).

Кроме того, учтите такой факт: если вас прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь что-либо запомнить, то, как следствие, вы начисто это забываете. Поэтому не ленитесь записывать свои планы. Благодаря этому вы:

• не забудете ничего важного;

• не будете вынуждены повторно идти или звонить, чтобы закончить задание;

• сможете регулярно вычеркивать из списка уже сделанное и знать, что часть заданий окончательно завершена.

Есть некоторые, на первый взгляд, незначительные моменты, которые очень отрицательно сказываются на самоорганизации. Беспорядок на столе, в портфеле, шкафу для бумаг или автомобиле – яркое свидетельство того, что вы не в состоянии организовать себя и свою бумажную работу. Привычка ничего не выбрасывать может обернуться настоящей катастрофой. В один прекрасный день вы рискуете быть погребенным под горами макулатуры, годящейся разве что на растопку камина в уютном загородном домике. Единственный способ борьбы с бумажной волокитой – это работать с одним документом не больше одного раза. Внимательно ознакомившись с документом решите, что с ним делать дальше:

• зарегистрировать и подшить;

• обдумать;

• передать другим;

• бросить в корзину.

Надо сказать, что последнее сделать труднее всего. Как правило, нам нелегко дается решение отправить в корзину для мусора лист бумаги. Очень жаль, что так мало значения придается мусорной корзине как «организационному» средству. Не поощряйте «инстинкт белки» – хранить все, что попало в руки. Если документ вам не нужен, избавьтесь от него.

Но если же вам тяжело заставить себя совершить такой шаг, обзаведитесь специальным лотком с пометкой «Для растопки» или какой-нибудь еще. Складывайте туда все, что не решаетесь выбросить. Через несколько месяцев возьмите третий документ снизу и не глядя выбросьте его. Коль скоро он не понадобился до этого времени, он вообще не имеет никакого значения.

Очень важно помнить, что произошло в течение дня. Ведь другие люди могут воспринимать происходящее не совсем так, как вы. Чтобы в спорной ситуации быть уверенным в своей правоте, записывайте события дня.

• Заведите специальный блокнот, в который будете вносить все замечания к резолюциям руководства. Всегда носите этот блокнот с собой.

• Обязательно держите у телефона бумагу и ручку. Удивительно, почему люди не делают этого. Как часто во время телефонного разговора собеседник вдруг просит подождать минуточку, пока он не найдет, чем бы записать новую информацию!

• Всегда храните под рукой каталог важных имен, адресов и телефонных номеров. Не полагайтесь на запись в адресной книге телефона: во время разговора вы не сможете им воспользоваться.

• Записывайте время важных входящих и исходящих электронных сообщений и телефонных звонков в ежедневник. Та к вы всегда будете знать, когда произошло событие и когда вы на него отреагировали.

При наличии налаженной системы поиска необходимых бумаг, найти необходимый документ можно достаточно быстро и легко. Если же ваша система далека от совершенства или ее не существует вовсе, стоит все-таки затратить время на ее разработку.

Во-первых, она должна быть простой. Зачем лишний раз усложнять себе жизнь? Сложная система с перекрестными ссылками редко помогает быстро находить нужное, скорее, наоборот, – отнимает больше времени для ее создания и поддержания. Выберите систему, удовлетворяющую всем вашим требованиям. Убедитесь, что она работает хорошо, а вы, благодаря ее функционированию, оперативно можете найти все необходимое. Вот некоторые простые предметы системы поиска, помогающие быстро находить нужные бумаги:

• папки для главных проектов с яркими надписями;

• лоток «Срочное» для шести ежедневных задач;

• небольшие карманные блокноты, разделенные по темам и размещенные в алфавитном порядке;

• папка-гармошка для хранения документов в хронологическом порядке;

• набор каталожных карточек для занесения полной информации о клиентах, расположенных либо в хронологическом порядке, либо по виду продукции;

• набор конвертов для квитанций с пометкой для каждого месяца;

• яркая папка или коробка с ярлыком « V.I.P.», куда заносится самая важная информация. Такая папка непременно должна быть яркой, чтобы вы никогда не теряли ее из виду.

Для эффективного использования времени важно точно знать, где хранятся те или иные документы. Обязательно убедитесь в том, что информация попала именно в нужную папку. Это может показаться само собой разумеющимся, но частое использование таких простых приемов приносит большую пользу управлению временем, чем все персональные системы организации и самые лучшие наглядные пособия в мире.

Опоздания – всеобщая проблема. Если у вас нет времени действовать по правилам, прибегните к чрезвычайным мерам.

• Вместо отправки письма в ответ на входящее сообщение изложите свою информацию на оригинале, сделайте ксерокопию и верните отправителю. (Адресат получит своевременный, хотя и не очень красиво оформленный ответ. Но это все же лучше, чем не отреагировать вовсе или ответить с опозданием).

• Для небольшого послания используйте вместо письма «благодарственные записочки» или почтовые открытки.

• Пользуйтесь мусорной корзиной. Не тратьте время на хранение ненужных вещей. Если есть сомнения, заведите папку с названием «На всякий случай» и регулярно ее очищайте.

• Установите трехминутный таймер на телефонные звонки. Это особенно полезно, если собеседник любит поболтать. Звук сигнала в определенное время ясно даст понять, что разговор подходит к концу.

Многие вещи могут помешать эффективному управлению временем. Поэтому очень важно убедиться, что причиной тому стал не недостаток личной организованности.

Следите за порядком, постоянно поддерживайте его. Это облегчит быстрый поиск предметов и не допустит пустой траты времени на попытки найти какую-то вещь в самом неожиданном месте.

Используйте тактику «скорой помощи». Мгновенная реакция на события обеспечит вам своевременное завершение дел даже в период аврала.

Помните, что умение организовать себя – это основа успешного управления временем.

Проанализируйте, как у вас обстоят дела с самоорганизацией, и дайте ответы на следующие вопросы:

^ «Кочуют» ли отдельные пункты из плана в план на протяжении нескольких дней?

^ Не забываете ли вы выполнить какое-то задание из-за того, что забыли его записать?

^ Часто ли вы теряете важные записи, письма и документы?

^ Не забываете ли вы о назначенных встречах? Всегда ли помните о всех текущих делах?

^ Приходится ли вам по несколько раз возвращаться к изучению одного и того же документа?

^ Сложно ли вам найти нужное, когда вы торопитесь?

^ Не пытаетесь ли вы делать слишком много дел одновременно?

• составлять перечень того, что необходимо сделать;

• работать с одним документом не больше одного раза;

• отправлять в мусорную корзину ненужные бумаги;

• научиться находить нужные предметы в течение нескольких секунд, а не минут;

• разработать эффективную систему поиска нужных вещей;

• записывать все происходящие события;

• использовать необычные способы решения неожиданно возникших проблем;

• выработать уверенность в том, что события находятся под вашим контролем;

• всегда раскладывать вещи по своим местам.