Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занятому человеку». Считается, что занятые люди лучше других контролируют время. Создается впечатление, что они могут сделать за день столько, сколько другим не по плечу. И именно занятой человек всегда найдет возможность внести нужные коррективы в свой график.

Обычно этому способствуют:

• умение отличать первоочередные дела от второстепенных;

• серьезное отношение к срокам выполнения работы;

• привычка все успевать;

• ответственность за порученное дело.

У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.

Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле.

При отсутствии должностной инструкции, составьте ее самостоятельно. Определите свои основные обязанности. Составьте список того, что необходимо для эффективного выполнения работы. Проанализируйте реальный объем требований к должности и ваш вклад в эффективное развитие бизнеса.

Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.

Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Постановка и достижение целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать.

Четко определив наиболее важные дела и сроки их выполнения, вы с легкостью сможете контролировать события. Таким образом, у вас появится шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможете за то время, которым располагаете.

Не забывайте также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:

• сфокусировать внимание на выполняемой работе;

• составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени;

• держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:

• выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;

• поделиться мыслями и выслушать мнение других;

• изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:

• основные задачи; их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;

• задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;

• задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться).

• задачи с невысоким уровнем приоритетности, но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь).

Распределите всю свою работу на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для выполнения поставленных задач. Выделите разными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делайте что-нибудь приятное. Так вы будете чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяете себе заняться им в качестве поощрения за выполнение более сложных заданий.

Не принуждайте себя слишком строго придерживаться приоритетов. Всегда нужно быть готовым к переменам, если этого требуют обстоятельства. Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.

Однако, если какая-то из первоочередных задач неожиданно снимается с повестки дня (например, отменяется встреча), будьте начеку, чтобы не потратить освободившееся время понапрасну. Используйте накопленную для решения конкретной задачи энергию на следующее задание из вашего списка.

Понимание различия между неотложным и важным имеет огромное значение при распределении времени.

Неотложные задачи требуют немедленного решения, но при этом могут быть незначительными (например, улаживание вопроса с парковкой). Важные же требуют тщательной подготовки и, как правило, дополнительного времени на обдумывание (к примеру, составление бизнес-плана на следующий квартал).

Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными.

Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами.

Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки.

Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии.

Руководящая должность требует:

• продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания;

• собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте;

• сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы;

• убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс.

Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы.

Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям.

Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени.

После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени.

Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты».

Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие?

^ Ясны ли вам цели вашей работы?

^ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания?

^ Видите ли вы разницу между важным и неотложным?

^ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время?

• определить основные задачи;

• наметить цели;

• выполнять важную работу по заранее составленному графику;

• быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации;

• четко различать важные и неотложные задачи;

• применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время;

• немедленно начать планирование своего времени.