Часто мы тратим время впустую, но нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но поразмыслив можно вспомнить случаи, когда мы:

• дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь;

• выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины;

• удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня – а мы ведь еще ничего не успели сделать;

• замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;

• обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;

• не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент;

• тратили огромное количество времени на поиски какого-то предмета совсем не в том месте.

Многие из этих примеров указывают на плохую самоорганизацию. Возможно, некоторое время вам удастся кое-как выкручиваться и успевать делать хотя бы самое главное. Но в конце концов недостаток самоорганизации обернется серьезной проблемой.

Решить проблему эффективного использования времени нельзя без анализа причин ее возникновения.

Большинство секретов эффективного управления временем кроется в нас самих – в умении хорошо себя организовывать. Если вы никогда не имели отношения к организации административных мероприятий, то, вероятнее всего, идея самоорганизации покажется вам скучной. На самом же деле это умение помогает сохранить огромное количество времени – при условии, конечно, что разработка методов самоорганизации не отнимет все ваше время, которое в этом случае, опять-таки, будет тратиться понапрасну.

Чтобы результативно использовать время, прежде всего необходимо быть честным с самим собой. Постарайтесь максимально точно ответить на такие вопросы.

1. Какие из запланированных дел действительно нужно выполнить?

2. Что из этого может и должен сделать кто-то другой?

3. Какая работа отнимает у вас больше времени, чем следовало бы?

4. Какие из ваших действий отнимают время у других людей?

1. Выполнение ненужных дел – очень характерный пример пустой траты времени. Вы не только занимаетесь не нужным вам делом: может оказаться, что это вообще никому не нужно. Например:

• Вы (или другие) делаете что-то совершенно бесполезное только потому, что так повелось «с незапамятных времен». Но действительно ли результаты вашей работы приносят пользу? А может, они просто пылятся на полке и никогда не найдут применения?

• На все возникающие вопросы у вас имеются подробные инструкции, которым вы слепо следуете уже не один год.

• Вы до сих пор вручную делаете то, что давно уже автоматизировано. Причина тому часто кроется в недоверии к новшествам.

Все это и есть пустая трата времени.

2. Исполнение чужих обязанностей. Выполнять то, что может и должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно. Особенно это касается тех случаев, когда вы сильны в возникшем вопросе. Но если руководитель не будет поручать часть заданий другим, у него останется очень мало времени на управление.

Иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время на объяснения. Кроме того, даже отдав распоряжение, очень трудно устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности. Ведь наверняка у исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей. Но в случае вмешательства в следующий раз вы опять столкнетесь с той же проблемой, поскольку:

• истратили свое время на выполнение работы, которая была поручена другому;

• подчиненные быстро поймут, что все проблемы вы будете решать за них;

• не сможете решить задачи, стоящие непосредственно перед вами.

Разумеется, многие отвергнут вашу помощь. Но найдутся и такие лодыри, которые даже перестанут утруждать себя стараниями. Из-за этого эффективность лично вашей работы окажется под угрозой, и вы будете вынуждены поручать те задания, за которые несете личную ответственность, другим – тем, кто не может выполнять их надлежащим образом. А это значит, что им снова потребуется ваша помощь.

3. Нерациональная трата времени. Вы тратите на выполнение работы больше времени, чем нужно, поскольку:

• не организованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;

• считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;

• начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;

• пытаетесь все сделать самостоятельно.

4. Мы с большой неохотой признаем, что тратим чужое время. Многие возразят, дескать, они не успевают реализовывать собственные планы, поэтому просто не могут занимать еще чье-то время. Но как часто мы:

• выдаем «мысли вдогонку», когда человеком уже проделана большая часть работы;

• забываем поделиться новой информацией, и исполнители работают с устаревшими данными;

• просим помочь в чем-то, но при этом не предоставляем необходимые документы или материалы;

• назначаем спонтанные встречи без определенной повестки. Соответственно, приглашенные не имеют ни малейшего представления, о чем пойдет речь, и не могут должным образом подготовиться;

• позволяем себе лирические отступления, из-за чего дискуссии становятся чрезмерно длительными, и, как результат, – менее эффективными;

• заставляем пунктуальных людей ждать (объясняя или не объясняя причины) из-за того, что сами опаздываем.

Если вы уличили себя хоть в чем-то из перечисленного, вам станет понятно, сколько времени потеряно другими по вашей вине. Например: вы недостаточно подготовились к десяти встречам, из-за чего последние длились на 25 минут дольше необходимого, – в целом потрачено впустую 250 минут, то есть больше половины рабочего дня.

Иногда задание оказывается слишком трудным, и его выполнение занимает больше времени, чем было запланировано. В таком случае вы вряд ли сможете сделать все, что от вас требуется, и, несмотря на огромные старания, придете к финишу с большим опозданием. Если же вы попросту уклоняетесь от работы, она не выполнится сама по себе, а ваше отношение в конечном итоге непременно приведет к кризису. А преодоление кризиса – это, конечно, «достойный награды» способ потерять время.

Всегда можно найти много вполне обоснованных оправданий для неспособности укладываться в срок. Но поскольку все располагают одинаковым количеством времени, отличие между людьми состоит в том, как каждый его распределяет. На самом деле нет такого явления как нехватка времени. Всегда можно его найти. Было бы желание!

Если же кто-то оправдывается тем, что у него нет времени, под этим кроется самое обычное нежелание его искать. Ведь, согласитесь, вряд ли у вас бы не нашлось свободного денька, чтобы посетить презентацию нового сорта шампанского в Париже!

Мы не укладываемся в отведенное время, поскольку:

• задание не кажется достойным усилий;

• бездеятельность не грозит каким-то серьезным наказанием;

• в конце концов, есть множество более интересных вещей;

• не были установлены предельные сроки.

Если вы обманываете себя, веря собственным оправданиям, то никогда не научитесь управлять временем. Будьте честны перед собой, определите истинные причины, по которым вы либо совсем не выполняете намеченного, либо нарушаете все возможные сроки.

Спросите себя, насколько вы удовлетворены тем, как используете время. Может быть, вы делаете это недостаточно эффективно и чувствуете, что способны на большее. Вполне вероятно, что не выполненные вовремя дела – это те, которые вы не хотели или не смогли сделать. В таком случае полезно будет составить подробный отчет о выполнении работы, скажем, за день. Иными словами, неплохо было бы сделать «фотографию рабочего дня», – чтобы определить исходный уровень, с которым в дальнейшем вы сможете сравнивать свои успехи в управлении временем.

Ваше отношение показывает, хотите ли вы достичь успеха в организации своего времени или же предпочитаете использовать его как оправдание собственному бессилию.

От вас требуется желание научиться управлять временем. Стоит только решиться, и все пойдет как по маслу.

Чтобы определить, эффективно ли вы используете время, проанализируйте свои ответы на следующие вопросы.

^ Трудно ли вам перечислить все то, что вы сделали в течение дня?

^ Сложно ли вам укладываться в сроки?

^ Делаете ли вы то, что вовсе не обязательно?

^ Часто ли вы выполняете работу вместо других?

^ Случается ли так, что на выполнение некоторых заданий вы тратите больше времени, чем необходимо?

^ Сложно ли вам вовремя приходить на встречи?

^ Часто ли вы забываете, что собирались сделать?

Если вы ответили утвердительно на большинство вопросов, возможно, вам нужно уделять больше внимания организации своего времени.

• не забывать анализировать то, как прошел день;

• определить, что отнимает у вас наибольшее количество времени;

• выяснить истинные причины того, что мешает вам завершить какое-то дело или вообще не дает возможности выполнить какую-то работу;

• четко сформулировать ваши главные достижения за прошедший день;

• настроиться на успех в решении проблемы планирования времени.