В данном разделе приведен пример расчета мотивации фиксированной части заработной платы на базе грейдирования и переменной части – на базе KPI. К данному примеру необходимо относиться как к наглядному образцу, демонстрирующему практическое применение инструментов материальной мотивации. Приведенные ниже примеры документов условны и должны быть адаптированы под особенности структуры вашей компании и специфики ее бизнеса.

                                 УТВЕРЖДАЮ

         Генеральный директор ООО «Оптим»

                                   _______________

                       «___» ____________ 2009 г.

1. Общие положения

Положение об оплате труда сотрудников (далее – Положение) ООО «Оптим» (далее – Общество) вводится с целью:

       установления единого подхода к оплате труда сотрудников Общества;

       повышения эффективности труда сотрудников Общества.

Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (введенным в действие 1 февраля 2002 г. Федеральным законом от 31 декабря 2001 г. № 197-ФЗ), действующим законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными документами Общества.

Настоящее Положение устанавливает:

       принципы формирования заработной платы;

       порядок назначения и пересмотра заработной платы;

       порядок расчета ежемесячной заработной платы сотрудника.

Действие настоящего Положения распространяется на всех штатных сотрудников Общества.

2. Термины, определения и сокращения

Сотрудник – физическое лицо, состоящее в штате Общества и работающее по трудовому договору.

Заработная плата — совокупный месячный доход сотрудника, включающий в себя базовый должностной оклад, устанавливаемый в соответствии с уровнем занимаемой должности (грейдом), премии и индивидуальные вознаграждения.

Базовый должностной оклад — фиксированный (гарантированный) размер оплаты труда сотрудника, начисляемый за выполнение должностных обязанностей за календарный месяц, зависящий от занимаемой должности и требований к квалификации, предъявляемых содержанием выполняемых работ (до уплаты налогов), устанавливаемый в соответствии с Системой грейдов, не включающий такие выплаты, как премия, индивидуальное вознаграждение, пособия, оплату сверхурочных работ и т. п.

Премия – предварительно оговоренная выплата сотрудникам Общества денежных сумм сверх базового должностного оклада в целях поощрения за производственные результаты и добросовестное отношение к должностным обязанностям.

Индивидуальное вознаграждение – предварительно оговоренная дополнительная выплата, начисляемая сотруднику за успешное завершение определенных работ (этапов работы) или выполнение определенных поручений.

Грейд — группа рабочих мест (должностей, профессий) в организационной структуре компании, имеющая близкий уровень их относительной значимости для Общества и, соответственно, величину заработной платы.

3. Структура заработной платы сотрудников Общества

3.1. Заработная плата сотрудников Общества складывается из базового должностного оклада, премии и индивидуального вознаграждения.

3.2. Заработная плата сотрудников, работающих в Обществе по совместительству, устанавливается пропорционально минимальному количеству рабочего времени, которое совместитель обязан использовать в интересах Общества. Премия и индивидуальное вознаграждение данной категории сотрудников начисляются в общем порядке.

4. Расчет заработной платы

4.1. Заработная плата начисляется бухгалтерией Общества пропорционально фактически отработанному времени на основании табеля учета рабочего времени, штатного расписания и приказов по личному составу.

4.2. Сроки начисления и выплаты заработной платы устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5. Порядок установления базового должностного оклада

5.1. В целях установления единого подхода к установлению базовых должностных окладов сотрудников в Обществе используется система грейдирования, при которой все должности Общества группируются в грейды по определенным настоящим Положением критериям (факторам). Данные факторы едины для всего набора должностей и учитывают специфику деятельности Общества.

5.2. При проведении оценки каждой должности (рабочему месту) присваиваются баллы в зависимости от предъявляемых к ней требований.

5.3. По результатам подсчетов все должности выстраиваются в иерархическую систему в зависимости от полученного суммарного балла.

5.4. Должности группируются в грейды по принципу получения приблизительно одинакового количества баллов, на основании выполняемых функций и в зависимости от степени значимости данной позиции для Общества.

5.5. Каждый грейд ограничен вилкой баллов и, соответственно, вилкой окладов.

5.6. Каждой должности, попадающей в определенный грейд, соответствует своя окладная вилка в зависимости от уровня квалификации специалиста, занимающего данную должность.

5.7. При введении новой должностной единицы в структуру Общества производится оценка данной позиции по утвержденным факторам и присвоение определенного грейда с соответствующей вилкой окладов.

5.8. Система грейдов ООО «Оптим» является неотъемлемой частью настоящего Положения (Приложение 1).

6. Порядок установления и выплаты премии и индивидуального вознаграждения

6.1. Премия и индивидуальное вознаграждение сотрудникам устанавливается генеральным директором Общества по представлению непосредственных руководителей на основании оценки эффективности деятельности каждого сотрудника за отчетный период и оформляется соответствующим приказом.

6.2. Премия устанавливается и выплачивается в соответствии с результатами оценки работы каждого сотрудника за определенный период.

6.3. Индивидуальное вознаграждение устанавливается сотрудникам в соответствии со спецификой деятельности отделов и выплачивается в зависимости от своевременности и качества выполнения поручений.

6.4. Сотрудник может быть лишен премии и/или индивидуального вознаграждения только в случаях, предусмотренных в настоящем Положении.

6.5. Контроль за соблюдением критериев выплат премии и индивидуального вознаграждения осуществляет генеральный директор на основании информации, предоставленной непосредственными руководителями.

7. Социальный пакет сотрудника

7.1. Социальный пакет сотрудника – это набор льгот и компенсаций, предоставляемый сотруднику за счет Общества с учетом должностного уровня (грейда) и специфики условий труда, согласно трудовому законодательству РФ.

7.2. Общество полностью или частично несет расходы по оплате:

       обучения сотрудников по профилю деятельности предприятия;

       программ добровольного медицинского страхования;

       услуг мобильной связи (в случае необходимости наличия мобильной связи по должности).

7.3. Общество предоставляет сотрудникам следующие компенсации:

       предоставление единовременной безвозмездной материальной помощи в связи с семейными обстоятельствами;

       компенсация расходов, связанных с использованием личного автотранспорта в служебных целях (оплата бензина);

       дополнительные выплаты, связанные со служебными командировками.

7.4. В исключительных случаях отдельным сотрудникам в индивидуальном порядке могут быть предоставлены иные льготы и компенсации.

8. Заключительные положения

8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его подписания генеральным директором Общества.

8.2. Ответственными за доведение содержания настоящего Положения до сведения сотрудников Общества являются руководители структурных подразделений.

8.3. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся в соответствии с изменениями в действующем законодательстве Российской Федерации.

Система грейдов – это иерархически упорядоченная совокупность грейдов.

Система грейдов устанавливает размер оклада сотруднику на основании оценки значимости для Общества его рабочего места.

Типовое рабочее место (должность) – это совокупность основных трудовых функций, составляющих первичное звено Общества. Функции рабочего места выполняются в рамках должностных или профессиональных обязанностей и постоянно или на временной основе закреплены за сотрудником.

Типовые рабочие места характеризуются:

1) одинаковым перечнем основных трудовых функций;

2) схожими целями деятельности и критериями их выполнения (количественными и качественными);

3) близкими условиями деятельности в рамках осуществления основных функций;

4) едиными квалификационными требованиями к сотрудникам, занимающим рабочие места.

Каждое типовое рабочее место (должность) оценивается по следующим факторам:

       управленческие навыки, руководство;

       ответственность;

       профессиональные знания, навыки;

       навыки коммуникации/взаимодействия;

       сложность работы/решение проблем;

       условия работы.

Каждому фактору в зависимости от степени важности для Общества присвоен «вес» в процентном отношении ко всей совокупности факторов в должности. Таким образом, значимость каждой должности можно выразить через определенный набор факторов с разной степенью их выраженности.

Все факторы могут обладать разной степенью выраженности (от 0 до 6) в каждой конкретной должности. Каждая степень фактора выражается в специально рассчитанном количестве баллов (табл. П1).

Таблица П1. Факторы оценки типового рабочего места

В зависимости от веса фактора и степени его выраженности для каждой должности производится оценка.

Минимальное количество баллов по итогам оценки может составлять 45 баллов, максимальное – 245. При оценке не учитываются личностные характеристики сотрудников, занимающих рабочие места.

В зависимости от количества полученных баллов типовые рабочие места распределяются по грейдам (табл. П2).

Таблица П2. Перечень типовых рабочих мест (должностей) ООО «Оптим» с указанием грейдов

Каждый грейд имеет внутреннюю структуру, которая характеризуется через следующие параметры (табл. П3):

? минимальное значение грейда – минимально возможное значение оклада в грейде;

? ступень грейда – единица внутреннего деления грейда, соответствующая установленному размеру тарифной ставки, оклада сотрудника в рамках грейда;

? максимальное значение грейда – максимально возможное значение тарифной ставки, оклада в грейде;

? шаг грейда – расстояние между двумя ближайшими ступенями грейда. Шаг грейда определяется как прирост значения тарифной ставки, оклада по сравнению с предыдущей ступенью;

? резервная зона грейдов — зона значений заработных плат, превышающих максимальное значение грейда, используемая для установления размеров заработной платы сотрудникам в исключительных случаях.

Нижняя граница резервной зоны равна максимальному значению грейда. Верхняя граница резервной зоны определяется исходя из размера резервной зоны (в процентах).

Размер резервной зоны одинаков для всех грейдов и равен 30%.

Таблица П3. Структура грейдов

Значения должностных окладов сотрудников устанавливаются в соответствии с Системой грейдов:

       в общем случае – равны значению одной из ступеней соответствующего грейда, от первой до пятой ступени;

       в отдельных случаях (при установлении надбавки за профессиональное мастерство и высокую квалификацию рабочим, специалистам и другим сотрудникам; при установлении индивидуального уровня оплаты труда руководителям) – в диапазоне между пятой ступенью грейда и максимальным значением грейда.

Установление месячного размера должностного оклада для сотрудников, впервые принимаемых на рабочее место, производится в пределах первой-второй ступени грейда включительно в зависимости от степени соответствия сотрудника требованиям рабочего места, с учетом финансового положения Общества и уровня оплаты на региональном рынке труда. Размер должностного оклада определяется строго в соответствии со ступенями грейда.

Размер заработной платы может превышать вторую ступень грейда в случаях, если:

       размеры заработной платы на аналогичных рабочих местах на локальном рынке труда значительно превышают размер второй ступени грейда;

       ситуация на рынке труда не позволяет обеспечить подбор необходимого сотрудника в запланированные сроки и затраты на подбор.

Повышение размера должностного оклада в рамках грейда осуществляется в соответствии с индивидуальной результативностью сотрудника. Повышение размера должностного оклада производится жестко по ступеням грейда.

Повышение должностного оклада сотрудника и соответственно повышение грейда, осуществляются по результатам полугодовой оценки в следующем порядке.

Аттестационная комиссия и непосредственный руководитель сотрудника на основании проведенной оценки деятельности конкретного сотрудника выходит с предложением (служебная записка на имя руководителя компании) об изменении базового должностного оклада.

Директор по персоналу согласует изменения базовых окладов сотрудников с руководителем компании и издает приказ о вводимых изменениях.

Подписанный приказ передается в бухгалтерию Общества не позднее чем за 3 рабочих дня до начисления заработной платы.

При переводе сотрудника на новое рабочее место должностной оклад определяется по соглашению сторон трудового договора (возможно повышение, понижение или сохранение прежнего размера должностного оклада), но с учетом значения соответствующей ступени грейда.

1.1. Настоящее Приложение определяет условия, виды и методику премирования сотрудников Общества при достижении установленных целей деятельности и поощрения за производственные результаты и высокие достижения в труде.

1.2. Настоящее Приложение вступает в силу с момента подписания генеральным директором Общества и доводится до сведения сотрудников Общества.

1.3. Настоящее Приложение является обязательным для выполнения всеми сотрудниками Общества.

1.4. Настоящее Приложение вводится в целях усиления материальной заинтересованности, достижения лучших конечных результатов деятельности, улучшения качества работы, создания условий для проявления творческой активности сотрудников Общества и предполагает выплату премий сотрудникам Общества на основании заранее установленных ключевых показателей эффективности KPI при соблюдении определенных требований и необходимых условий для выплаты премий.

Настоящее Приложение определяет следующие виды премий:

       1.4.1) ежемесячная премия – устанавливается для сотрудников основных подразделений;

       1.4.2) квартальная премия – устанавливается для руководителей основных и обеспечивающих подразделений;

       1.4.3) годовая премия – устанавливается для всех топ-менеджеров компании.

2.1. Система ежемесячного премирования за результаты достижения KPI разработана и определена настоящим Приложением для сотрудников отделов Общества.

       2.1.1. Ежемесячное премирование выполняет роль привязки денежной мотивации сотрудников Общества к результатам своей деятельности за месяц. При этом под результатом понимается достижение или коэффициент выполнения всех KPI для определенной должности.

       2.1.2. Начисление ежемесячных премий производится за выполнение каждого KPI раздельно. В случае невыполнения одного из KPI ежемесячного и квартального премирования размер премии определяется по сумме выполненных KPI за период.

       2.1.3. При невыполнении всех KPI ежемесячного премирования право на получение премии у сотрудника не наступает.

2.2. Система квартального премирования по результатам достижения KPI разработана и определена настоящим Приложением для руководителей отделов.

       2.2.1. Квартальное премирование выполняет роль привязки денежной мотивации сотрудников Общества к результатам своей деятельности за квартал (3 месяца). При этом под результатом понимается достижение или коэффициент выполнения KPI, определяемого отношением фактических значений квартала к плановым значениям квартала.

       2.2.2. Начисление квартальных премий производится за выполнение каждого KPI раздельно. В случае невыполнения одного из KPI квартального премирования размер премии определяется по сумме выполненных KPI.

       2.2.3. При невыполнении всех KPI квартального премирования право на получение премии не наступает.

       2.2.4. На основании отчетных форм по KPI генеральный директор формирует информацию для бухгалтерии о выплате квартальной премий за расчетный период, что отражается в соответствующих приказах.

2.3. Выплата ежемесячной и квартальной премий по результатам подсчета KPI и показателей каждой должностной позиции осуществляется при окончательном расчете заработной платы за текущий месяц, квартал. В случае неудовлетворительного финансового положения Общества выплата премии может быть перенесена на срок не более трех месяцев.

2.5. Сотрудник может быть лишен ежемесячной или квартальной премии только в случаях, предусмотренных в Положении.

3.1. Система годового премирования за результаты достижения KPI разработана и определена настоящим Приложением для всех сотрудников отделов.

3.2. Годовое премирование выполняет роль привязки денежной мотивации сотрудников компании к результатам своей деятельности за 12 месяцев. При этом под результатом понимается достижение или коэффициент выполнения KPI, определяемого отношением фактических значений года к плановым значениям года.

3.3. Начисление годовых премий производится при следующих обязательных условиях.

       3.3.1. Удовлетворительная работа сотрудника в течение года в целом, то есть выполнение каждого KPI и показателя раздельно в течение года в целом. В случае невыполнения одного из KPI годового премирования размер годовой премии определяется по сумме выполненных KPI.

       3.3.2. Успешное финансовое положение Общества.

3.4. При невыполнении всех KPI годового премирования право на получение премии у сотрудника не наступает.

3.5. Руководитель отдела ежемесячно не позднее последнего рабочего дня расчетного месяца в специальной отчетной форме подводит итоги по работе каждого сотрудника своего отдела. Далее отчетная форма с результатами достижений количественных и качественных показателей эффективности каждого сотрудника за текущий год передается генеральному директору не позднее последнего рабочего дня текущего месяца.

3.6. По окончании расчетного года на основании полученных данных в отчетной форме по KPI и данных о финансовом положении Общества генеральным директором принимается решение о размере выплаты годовых премий каждому сотруднику.

3.7. Размер годовой премии составляет от __ до ___% совокупного годового дохода сотрудника в зависимости от занимаемой должности.

3.8. Выплата годовой премии производится не позднее марта следующего года при расчете заработной платы за указанный месяц.

4.1. Для расчета ежемесячных и квартальных премий за достижение определенных значений показателей и коэффициентов эффективности (KPI) используется базовый должностной оклад (Б), который выплачивается сотруднику согласно его грейду, определенному по системе грейдов (Приложение № 1).

4.2. Ежемесячное и квартальное премирование выполняет роль привязки мотивации сотрудников к результатам своей деятельности. При этом под результатом понимается достижение (процент выполнения) как количественных, так и качественных KPI.

4.3. Соотношение между базовым должностным окладом (Б) и максимальным размером премии может различаться в зависимости от должности конкретного сотрудника и принадлежности тому или иному отделу.

4.4. На период ввода данного Положения ежемесячные и квартальные премии составляют 15–25% от базового должностного оклада.

4.5. Переменная часть за достижение определенных значений KPI для каждой должности рассчитывается по определенным схемам, приведенным в разделе 5 «Схемы формирования ежемесячных и квартальных премий на базе KPI» Приложения № 2 к Положению об оплате труда.

Квартальные премии сотрудников рассчитываются по общей формуле:

КП = 0,3 ? Б ? ?Ki ? Pi,

где Б — базовый должностной оклад; 0,3 – коэффициент, который показывает, что за основу расчета размера премии берется 30% от величины базового оклада. Постоянный коэффициент, характеризующий соотношение переменной и постоянных частей мотивации; i – количество коэффициентов KPI, используемых для оценки работы сотрудника на данной должности; Ki – коэффициент выполнения соответствующего KPI; Pi – удельный вес соответствующего KPI.

Расчет квартальной премии для руководителя подразделения продаж

Для расчета величины квартальной премии используются 4 KPI:

1) KPI № 1 – Прирост продаж (выручка от продаж с НДС);

2) KPI № 2 – Процент дебиторской задолженности;

3) KPI № 3 – Количество новых регионов по новым рынкам;

4) KPI № 4 – Удовлетворенность клиентов (оценка).

КП = Б ? 0,3 ? (К1 ? 0,4 + К2 ? 0,2 + К3 ? 0,2+ К4 ? 0,2),

где K1, К2, К3, К4 – коэффициенты выполнения KPI, определяются расчетным путем в конце квартала; 0,4; 0,2; 0,2; 0,2 – удельный вес соответствующего коэффициента.

К1 – коэффициент, зависящий от результата выполнения KPI № 1 – прирост продаж (выручка от продаж с НДС), определяемого как отношение фактического значения выручки от продаж с НДС к плановому значению выручки от продаж с НДС, умноженному на 100% и минус 100%.

К2 – коэффициент, зависящий от результата выполнения KPI № 2, определяемого по фактическому значению отношения дебиторской задолженности к выручке от продаж за квартал.

К3 – коэффициент, зависящий от результата выполнения KPI № 3, определяемого по фактическому значению количества новых регионов по новым рынкам, измеряется в штуках.

К4 – коэффициент, зависящий от результата выполнения KPI, определяемого по фактическому значению удовлетворенности клиентов.

1. Настоящее Приложение разработано в целях описания системы поощрения сотрудников за участие в проектах.

2. Поручения, выполняемые несколькими сотрудниками (рабочая группа) во главе с руководителем, относятся к категории «проект».

3. Размер индивидуального вознаграждения за участие в проекте для рабочей группы определяется на основе определенной суммы или определенного процента от сметы проекта, утверждаемой генеральным директором по представлению руководителя проекта.

4. Перед началом проекта устанавливаются KPI для оценки эффективности работы рабочей группы проекта и руководителя проекта. Примерами KPI проектов являются:

? отклонение от плановых сроков или этапов конкретного проекта;

? отклонение от сметы (экономия) бюджета проекта при сохранении планового качества;

? соблюдение критериев качества проекта – оценка удовлетворенности заказчика;

? количество претензий со стороны заказчиков проекта.

5. Все KPI проекта и критерии качества прописываются в «Уставе/Паспорте проекта» или в приказе руководителя до начала осуществления работ по проекту.

6. Фактические результаты, то есть проценты выполнения KPI проекта, определяются по итоговому отчету о проекте.

7. Фактические результаты по KPI проекта принимают и утверждают руководитель отдела и руководитель компании.

8. Результаты подсчета фактических результатов KPI проекта влияют на размер индивидуального вознаграждения за участие в проекте, а именно величина утвержденной перед началом проекта премии умножается на фактический коэффициент каждого KPI с учетом его веса, и полученная итоговая сумма направляется на премирование участников всей рабочей группы проекта, в том числе и на руководителя проекта.

9. Формула расчета: Итоговая премия рабочей группы = начальная премия рабочей группы ? (% выполнения KPI № 1 : соблюдение срока проекта ? KPI № 1(30%) + % выполнения KPI № 2 : отклонение от бюджета/сметы проекта ? вес KPI № 2(30%) + % выполнения KPI № 3 : соблюдение качества проекта ? вес KPI № 3(30%).

10. Сумма итоговой премии (100%) за участие в проекте распределяется внутри рабочей группы проекта следующим образом:

? 50% от суммы выделяется на премирование руководителя проекта;

? 50% от суммы направляется на премирование всех членов рабочей группы пропорционально личному вкладу в проект, определенному руководителем проекта на начало проекта. В случае досрочного выполнения работ по плану-графику, без потери качества, всей рабочей группе, включая руководителя проекта, дополнительно выплачивается до 20% от суммы итоговой премии пропорционально личному вкладу в проект.

11. На размер премии конкретного члена рабочей группы влияет, помимо достижения KPI проекта, его доля участия в проекте (например, 10%), которая умножается на итоговую премию рабочей группы (оценка роли сотрудника в проекте (доля участия) осуществляется по шкале от 1 до 5 баллов по каждому из 5 критериев, соответственно, необходимо набрать 25 баллов для получения 100% премии за участие в рабочей группе проекта).

12. Размер доли участия определенного члена рабочей группы проекта может быть пересмотрен по согласованию с руководителем компании по представлению руководителя проекта и начальника подразделения в течение действия определенного проекта.

13. Выплата индивидуальных вознаграждений за участие в проектах по каждому сотруднику, участвовавшему в данном проекте, осуществляется с выплатой базового должностного оклада в конце месяца, следующего за отчетным периодом.

14. Выплата премии оформляется приказом, согласованным и подписанным генеральным директором.